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1. FILING SYSTEM 이란?

기업경영의 정보가 되는 문서발생부터 폐기까지 일련의 과정을 조직적으로 관리함으로써 정보사용 효율 재고 는 물론, 양의 절감, 시간의 단축, 사무 공간의 효과적 활용을 도모하기 위한 시스템적인 기록관리를 말한다.

2. FILING SYSTEM 의 목적

발생하는 모든 문서를 문서의 효율적 활용 및 신속한 검색, 불용 문서의 폐기, 중복 발행, 보관의 방지, 집기, 비품의 유효한 활용, 정보자료의 축적과 활용, 업무능률 향상, OA화 기반조성 및 정보공유화를 위하여 체계적 으로 분류, 정리, 보관, 보존 및 폐기를 하기 위함이다.

3. 화일일과 사무자동화(OA)와의 관계

4.파일링 시스템의 효과

중요한 서류를 사물화

·담당자별, 개인별 보관
·개별적으로 활용

문서/자료를 공유화

·조직 단위 공동보관
·필요한 사람은 언제나 자료 활용

서류를 찾는데 많은 시간 소요

·분류기준 없이 보관
·보관장소 불명확
·홀더별 문서 매수 과다
·담당자 부재시 검색 불능

문서 검색시간을 최소화

·문서 분류기준의 명확화
·보관위치 지정
·홀더별 문서 매수 제한 (150매)
·화일기준표에 의한 검색

사무실에 서류의 과다

·동일 문서 중복 보관
·불필요 문서 보관
·문서과다로 보관집기 과다
·문서 이관 회피 (분실우려)

사무실 보관문서를 최소화

·1건 1부 보관 (원본만 보관)
·불필요 문서, 자료의 과감한 폐기
·활용도가 높은 문서, 사무실 보관
·문서고 설치 및 관리방법 개선

문서정리 장시간 소요

·보관방법의 다양
·폐기 대상 문서의 식별곤란

쉽고 표준화된 화일링 방법을 제공

·BOX식 화일링 방법으로 표준화
·문서이관 작업의 간소화

5. 화일링 대상별 구분


구분		정 의	적용범위	관리방법
문 서	보관문서	업무수행이 처리가 끝난 문서	사무실 내에서 활용 중인 문서	사무실보관, 활용
	보존문서	보관문서 중 추후 증거의 역할, 문제(TROUBLE), 발생시 추적, 기타 장래 업무에 필요에 따라 별 도의 장소 에서 일정기간 관리하는 문서	이관되어 보존 년 한을 초과하지 않 는 문서	문서고 보존활용
	진행문서	업무진행중인 문서로서 정식 파일을 만들기 전 또는 해당 파일에 철하기 전 잠시보류 (HOLDING)한 문서.	진행중인 문서	진행중"파일BOX 에 보관 사용
자 료	공용자료	부서 자체 내의 자료실, 부서 공용장소 에 보관하여 관리하는 자료	조직이 공통적으로 활용하는 자료	부서 공용 파일 장
자 료	개인자료	타부서 및 타인에게 필요치 않고, 개인 에게만 한정된 문서	사진류, 개인 교육 교재, 업무용 수첩, 명함철 등	개인 책상
도 서	공용도서	회사경비로 구입한 도서	도서, 간행물, 카다로그, 매뉴얼, 잡지 등	자체 자료실이나 공용 파일 장
도 서	개인도서	개인비용으로 구입한 도서	도서, 간행물, 카다로그, 매뉴얼, 잡지 등	개인 책상